Yedikule Günleri Güz Sempozyumu
Sempozyum Tarihleri:
24 – 26 Ekim 2025
Yaka Kartı:
Kayıt yaptıran tüm katılımcı ve refakatçilere yaka kartı dağıtılacaktır. Sempozyum düzeninin sağlanabilmesi için yaka kartlarının tüm bilimsel ve sosyal aktivitelerde takılması rica olunur.
Katılım Belgesi:
Tüm bilimsel program katılımcılarına katılım belgeleri Sempozyum sonrasında yapılacak anketi online olarak doldurup gönderenlere dijital olarak yollanacaktır
Davet Mektubu / İzin Yazısı:
Sempozyum katılımı için kurumlara verilmek üzere talep edilecek olan davet yazıları Sempozyum sekreterliği aracılığı ile isteyen katılımcılara gönderilecektir. Bu tür davet yazıları sadece izin amacı ile kullanılabilir. Davet mektubu sahibi misafirlerin kayıt ve konaklama ücretleri kendilerine aittir.
Kayıt ve Konaklama:
* İndirimli Erken kayıt ve konaklama fiyatları sadece 01 Eylül 2025 tarihinden önce ödeme gerçekleşmişse geçerli olacaktır. Bu tarihe kadar ödemesi yapılmayan rezervasyon geç fiyatlardan ücretlendirilecektir.
* Toplantı tarihinden 30 gün öncesine kadar ödemesi yapılmayan sponsorlukların tüm rezervasyon ve talepleri iptal edilecektir. Sempozyum tarihinden sonra yapılacak ödemelerde her bir aylık gecikme toplam fatura tutarı üzerinden %10 faiz uygulanacaktır. Aksi takdirde talepler konfirme edilmeyecektir.
* Kayıt ve konaklama iptalleri için yapılacak olan geri ödemeler, ilgili iptal iade şartlarına göre hesaplanıp Sempozyum bitiş tarihinden itibaren 20 iş günü içinde, banka ödemesi yolu ile bildirilen hesaplara ödenecektir.
STAND KURALLARI
• Standlar 23.10.2025 tarihinde kurulacak, 26.10.2025 tarihinde toplanacaktır.
Toplanmayan standlar tarafımızdan toplatılacaktır. Bu durumda standlara gelebilecek zararlardan şirketimizsorumlu olmayacaktır.
• Standlar kurulduktan sonra, tahsis edilen alanların dışına çıkılmamasını, komşu stand alanları ihlal edilmeyecek şekilde düzenleme yapılmasını ve stand yüksekliğinin verilen
ölçüleri geçmeyecek şekilde kurulmasını rica ederiz. Belirtilen şartlara uygun kurulum yapılmaması halinde, standın modifiye edilmesi, uygun hale getirilmesi ve/veya
kurdurulmaması derneğin insiyatifinde olacaktır.
• Standlar yan kısımları açık olarak kurulacak ve yandaki standı engellemeyecek şekilde olacaktır. Standların yan kısmının kurulması ve diğer standları engellemesi halinde
sökülecektir.
• Standlar kurulduktan sonra, standlara ait malzemelerin standların arkasına konulmamasını rica ederiz. Stand malzemeleri ve diğer malzemeler organizasyon
sekreteryası tarafından firmalara tahsis edilecek olan depolarda saklanacaktır.
• Standların açık olduğu saatlerde, tanıtım görevlilerinizin standlarda bulunmasını rica ederiz.
• Stand içerisinde kullanılan sesli görüntü aletlerinin Sempozyum salonları içerisindeki toplantı
düzenini ve diğer salonları rahatsız edici tarzda olmamasını rica ederiz.
• Stand alanlarında dağıtılan promosyonların ve stand aktivitelerinin toplantı aralarında yapılmasını rica ederiz.
• Promosyon ürünleriniz tarafınıza gösterilecek depoda muhafaza edilecektir. Malzeme
sevkiyatlarınız bu alanda görevli olan personellerimiz eşliğinde olacaktır. Stand alanlarında muhafaza edilen promosyonların çalınmasından veya kaybolmasından dolayı organizasyon sekreteryası sorumluluk almayacaktır.
• Sempozyum merkezine dışarıdan yiyecek ve içecek maddesi getirilemez. Getirilmesi durumunda bu maddelerin servisi yapılmayacak veya bu maddelere otelin belirlediği bişon ücreti uygulanacaktır. Sempozyumda vermeyi düşündüğünüz ikramlarınız için organizasyon sekreteryası’na başvurmanız yeterli olacaktır.
• Sempozyum merkezinin duvarlarına stand görevli personeli ile görüşmeden herhangi bir nesne asılmaması, yapıştırılmaması, çivi vb. çakılmamasını rica ederiz. Aksi durumda meydana gelebilecek zararlar, zararı veren şirket tarafından Sempozyum merkezine ödenir.
NAKLİYAT VE LOJİSTİK HİZMETLER
Firmalar tarafından Sempozyuma gönderilecek tüm malzemeler 23 Ekim 2025 tarihinde Sempozyum merkezinde olacak şekilde gönderilmelidir. Lütfen gönderilen koli ve tüm malzemelerin üzerine, size gönderilen formata uygun koli içeriğinin yazılmasını sağlayınız. Sempozyum merkezine ulaşan tüm malzemeler, Momentos Turizm tarafından hazırlanan depoda firmanıza tahsis edilen alanlara yerleştirilecektir.
Üzerinde size gönderilmiş olan koli etiket formatına uygun içeriği belirtilmemiş olan koliler tarafımızdan teslim alınmayacaktır. Sempozyuma gönderilen tüm koliler üzerinde, tarafınıza gönderilmiş olan formatta malzeme bilgilerinin yer almasını sağlamanızı rica ederiz.
Firmanız adına tedarikçileriniz veya diğer üçüncü kişiler tarafından gönderilecek olan malzemeler için de, size gönderilmiş olan Malzeme Gönderim Formu’nu kullanmanızı rica ederiz.
GENEL BİLGİLER
Sempozyum merkezinde konuklarınıza sunmak istediğiniz yiyecek içecek hizmeti için, talepleriniz yazılı olarak iletilmelidir. Sempozyum merkezinde servis edilecek olan yiyecek ve
içeceklerle birlikte firma logolu bardak ve peçeteler kullanılabilecektir. Tüm yiyecek ve içecek siparişleri, Bosphorus Turizm tarafından alınacaktır. Lütfen konuklarınıza sunmayı istediğiniz yiyecek içecekler için, salih.gonca@bosphorusevent.net ile irtibata geçiniz.
YANGIN TALİMATI
Sempozyum merkezinde kullanılacak tüm malzemeler tutuşmaz malzemelerden hazırlanmalıdır. Stand alanında firmaların yerleşimi; yangın alarmı, yangın uyarı sistem araçları ve yangın söndürme araçlarını engellemeyecek şekilde olacaktır.
GÜVENLİK
Bosphorus Turizm Sempozyum sonuna kadar Sempozyum merkezinin ve malzemelerin korunmasını sağlayacaktır. Bu durum, Bosphorus Turizm’i herhangi bir kayıp veya çalıntı durumuna karşı sorumluluk altında tutmayacaktır. Kayıp, çalıntı, hasar vb. durumlar için, firmaların malzemelerini sigortalatması önerilir.